學校為行政目的使用雲端服務（如Goolgle表單、Microsoft Forms等問卷調查服務）涉及蒐集個人資料者，應注意：

1.     詳閱Google表單設定內容。

2.     了解Google表單設定選項的確實用法。

例如：某單位於Google表單設計時，誤勾選功能選項，於設定中一般選項內的[顯示摘要圖表及其他作答內容]，致使填答者將資料提交後，可經[查看先前的回應]選項，看到先前其他填寫者的填寫內容，因而造成個資外洩。

3.       Google表單製作完成發送前，請確實做好相關設定檢查，並實際操作檢驗，確認無風險疑慮再行送出。

4.       依學校「個人資料蒐集、處理、利用與安全管理程序書」規範， 儲存個人資料檔案之磁碟、磁帶及紙本等相關儲存媒體，需指定專人管理，並置於實體保護之環境，例如上鎖之儲櫃、防潮箱或銀行保險箱等。

5.       資料的傳輸，依學校「個人資料蒐集、處理、利用與安全管理程序書」規範應應採取資訊加密技術傳輸執行（如壓縮軟體加密），且解密金鑰須分開傳送。

6.     個人資料檔案應建立保存期限，並確實辦理保存與銷毀。